Métricas de recrutamento: um guia para mostrar o valor comercial dos seus processos

Com 70% dos gerentes de contratação afirmando que os departamentos de recrutamento precisam se tornar mais orientados a dados para aprimorar o impacto a longo prazo nos negócios, a necessidade de métricas de recrutamento precisas nunca foi tão grande.

Em média, os custos dos departamentos de RH fazem parte de 28% do total de despesas operacionais de uma empresa, de acordo com a empresa de consultoria PwC.

Com tanto investimento em jogo, não é de se surpreender que as empresas estão cada vez mais exigentes com seus departamentos de R&S, demandando o cálculo de métricas e a demonstração de seu ROI (Return on Investment ou “Retorno sobre o Investimento”).

Para fornecer uma visão compreensível de como mensurar, otimizar e mostrar o valor comercial do seu processo de recrutamento, criamos esse guia de métricas para profissionais de aquisição de talentos.

Lendo esse artigo, você vai descobrir:

O que são métricas de recrutamento
Fonte da contratação
Tempo para preencher a vaga ou time to fill
Automatize suas ofertas de trabalho e promoção de mídias sociais
Automatize seu filtro de CV’s utilizando Inteligência Artificial
Redescubra candidatos anteriores para oportunidades atuais
Automatize seu alcance inicial de candidatos(as)
Use a tecnologia para fornecer mais informações de candidatos a gerentes de recrutamento
Automatize seu agendamento de entrevistas
Conduza entrevistas online
Digitalize sua verificação de referência
Utilize assinaturas eletrônicas para contratos de trabalho
Custo por contratação
Melhores práticas em custos de contratação
Qualidade da contratação
Passos para medir a qualidade dos(as) candidatos(as)
Conectando métricas de recrutamento à resultados de negócios
Um resumo das métricas de recrutamento

O que são métricas de recrutamento?

Métricas de recrutamento são medidas que fornecem insights acerca do valor e a eficácia dos seus processos. Tais medidas incluem o tempo e dinheiro gastos em práticas específicas, assim como as taxas de conversão das diversas etapas do funil de recrutamento e seleção. Por fornecer informações acerca de quais práticas estão dando certo e quais estão com desempenho insatisfatório, estas métricas são cruciais para compreender onde são necessárias melhorias no processo e justificar investimentos em funções de recrutamento específicas.

A potencial lista de todas as métricas que uma empresa pode coletar é longa. O Jibe (Journal of International Business and Economics) constatou que as 10 principais métricas que profissionais de aquisição de talentos utilizam para avaliar o sucesso de seu processo de recrutamento incluem:

57% – Fonte da contratação
50% – Tempo para a contratação
42% – Candidatos por contratação
41% – Custo por contratação
41% – Experiência do candidato
38% – Retenção
37% – Aceitação da oferta por contratação
36% – Qualidade da contratação
36% – Vagas VS posições preenchidas
25% – Diversidade

As métricas também incluem taxas de conversão pelo funil de recrutamento. Em geral, cerca de 1% dos candidatos são contratados.

Dados da Lever (empresa de softwares de recrutamento) relativos à média das taxas de conversão incluem:

17% – Taxa de conversão: do(a) candidato(a) à triagem (filtro inicial)
32% – Taxa de conversão: da triagem à entrevista
31% – Taxa de conversão: da entrevista à oferta
69% – Taxa de aceitação da oferta
1.2% – Taxa de conversão: de candidato(a) para contratado(a).

Nesse guia, focamos em 4 métricas-chave de recrutamento:

Fonte da contratação;
Tempo para preencher a vaga;
Custo por contratação;
Qualidade da contratação.

Fonte da contratação

Esta é a métrica que mostra de onde estão vindo seus candidatos. De acordo com dados da empresa de tecnologia SilkRoad, as fontes mais comuns de contratação incluem:

31% – Site de empregos ou agregador;
22% – Indicação de funcionário;
11% – Contratação interna;
11% – Site de carreiras da empresa ;
10% – Agência de empregos.

Dados da fonte de contratação fornecem insights que te ajudam a descobrir onde você pode reduzir custos, como alocar seu orçamento de marketing e publicidade, e em quais programas de recrutamentos e ferramentas investir.

Tempo para preencher a vaga ou “time to fill”

Este diz respeito ao número de dias entre a aprovação da requisição de uma vaga e o dia em que o candidato aceita a oferta.

O tempo para preencher a vaga é uma medida do quão eficiente é o seu processo seletivo. Pesquisas recentes da SHRM (Society for Human Resource Management, ou “Sociedade para Gerenciamento de Recursos Humanos”) exibiram que o tempo em média para o preenchimento de uma vaga é de 41 dias. Mas com um mercado de talentos cada vez mais apertado, os times de recrutamento estão enfrentando pressão para reduzir seu tempo para preencher a vaga.

A iCIMS, empresa de softwares de recrutamento, separou da seguinte maneira o tempo gasto no processo de contratação:

15% – Candidaturas;
23% – Filtro do RH;
37% – Revisão do gerente de contratação;
23% – Entrevista;
2% – Contratação.

Isto significa que 63% do ciclo de recrutamento está diretamente sob seu controle, seja para otimizá-lo ou automatizá-lo.

O time to fill talvez seja a métrica mais fácil de ser aperfeiçoada, já que existem vários softwares de ferramentas para recrutamento que você pode utilizar para automatizar partes do fluxo de trabalho do processo seletivo.

Reduzir seu tempo para preencher pode trazer o benefício adicional de criar uma vantagem competitiva de recrutamento, caso você consiga alcançar e fazer ofertas a candidatos(as) de maneira mais rápida que seus competidores. Abaixo estão 9 dicas para te ajudar a reduzir seu tempo para preencher uma vaga:

Dica #1: Automatize suas ofertas de trabalho e promoção de mídias sociais

Com um currículo passando 15% de seu tempo na fase de candidaturas, o ATS (Applicant Tracking System, ou “Sistema de Rastreamento de Candidatos”) se tornou uma ferramenta de recrutamento essencial. 94% das empresas que utilizam uma ferramenta ATS afirmam que ele aprimorou seu processo de recrutamento.

Muitos ATSs possuem uma opção que te permite publicar sua oferta para dúzias de sites de emprego e agregados com apenas um clique (ou é integrado com uma ferramenta que faz isso pra você). ATSs também possuem a opção de postar suas ofertas em redes sociais.

Dica #2: Automatize seu filtro de CV’s utilizando Inteligência Artificial

Uma vez que 71% dos recrutadores utilizam um software ATS que não oferece a opção de ranquear currículos, não é de se surpreender que um CV passe 23% de seu tempo na fase de filtro.

Para superar esta grande limitação, uma nova leva de softwares de recrutamento usa Inteligência Artificial para automatizar o filtro de currículos.

Filtros de CV’s automatizados usam Inteligência Artificial para aprender as experiências, habilidades e outras qualificações dos funcionários existentes na empresa, depois aplicam este conhecimento em novos(as) candidatos(as) para automaticamente filtrar, nivelar e ranqueá-los (por exemplo, de A a D).

Este tipo de software de filtro de currículos funciona dentro do seu ATS, o que significa que ele não atrapalha seu atual fluxo de trabalho, e te impede de precisar aprender todo um sistema novo.

Empresas que aderiram à automatização dos filtros de CV’s reduziram seu tempo para preencher, em média, em 75%.

Dica #3: Redescubra candidatos anteriores para oportunidades atuais

Empresas coletam milhares – até mesmo milhões – de currículos ao longo dos anos. Uma vez que estes currículos entram em um ATS, no entanto, a maioria deles nunca é visualizada novamente.

Redescoberta de candidatos é a habilidade de minar seu banco de dados de currículos para encontrar candidatos prévios para oportunidades disponíveis.

Softwares que automatizam as redescobertas analisam a descrição da vaga e depois procuram por currículos existentes em seu banco de dados para encontrar candidatos que melhor se encaixam aos requisitos da oportunidade disponível.

A redescoberta reduz o time to fill, pois permite que você pule o tempo gasto para postar um novo anúncio de vaga, atrai novos(as) candidatos(as), e depois os filtra através de reutilização da fonte de candidatos(as) que você já coletou.

Dica #4: Automatize seu alcance inicial de candidatos(as)

Você pode automatizar seu alcance de candidatos(as) com ferramentas que te permitem enviar e-mails e mensagens automáticos aos candidatos(as).

Para otimizar ainda mais o alcance de seus e-mails, você pode adicionar uma ferramenta de análise de e-mails que rastreia quando o(a) candidato(a) abriu o e-mail. Assim, você tem como saber quem está interessado(a) e também quando fazer o follow up.

Dica #5: Use a tecnologia para fornecer mais informações de candidatos a gerentes de recrutamento

O maior atraso no processo de contratação é a etapa de revisão do(a) gerente de recrutamento, que ocupa 37% do tempo. Embora haja um certo controle que um(a) recrutador(a) possui em relação à gerentes de contratação, fornecer mais informações sobre os(as) candidatos(as) a eles(as) irá ajudar a acelerar seus processos de decisão.

Ao automatizar seu filtro de currículos, você pode apresentar uma pequena lista de candidatos(as) que estão ranqueados e nivelados de acordo com suas qualificações. Ao automatizar seu alcance de candidatos(as), você pode coletar informações deles(as) relacionadas à disponibilidade, avaliar seus níveis de interesse, e assim encorajar os(as) gerentes a agirem mais rapidamente.

Dica #6: Automatize seu agendamento de entrevistas

Entrevistas utilizam quase ¼ do processo de recrutamento, tomando 23% do tempo.

Uma rápida maneira de reduzir o time to fill na fase de entrevistas é utilizar uma ferramenta de software que se integre com os principais provedores de e-mail e calendário para auto-agendar entrevistas com candidatos. Por exemplo, algumas empresas irão enviar uma solicitação de entrevista automática para todos(as) os(as) candidatos(as) em posições mais favoráveis na ferramenta de filtro de CV’s.

Dica #7: Conduza entrevistas online

Com o processo de entrevistas levando em média 23 dias, entrevistas online continuam a crescer em popularidade.

Softwares de entrevista permitem uma maior flexibilidade, já que você pode conduzir entrevistas virtuais em tempo real ou assistir as pré-gravadas em seu próprio tempo.

Uma inovação no recrutamento online avalia fatores como as escolhas de palavras do(a) candidato(a), padrões de discurso e expressões faciais, para prever o quanto ele(a) se adequa à uma determinada vaga.

Por prover dados adicionais de cada candidato(a) – o que possibilita que você tome decisões melhores em menos tempo – este tipo de tecnologia promete reduzir o tempo para preencher a vaga.

Dica #8: Digitalize sua verificação de indicações

Digitalizar suas verificações de indicações através de softwares elimina o tempo gasto para encontrar as pessoas através das clássicas chamadas telefônicas.

Como os(as) referentes podem prover informações acerca dos(as) candidatos(as) em seu próprio tempo, as verificações de indicação podem ser concluídas mais rapidamente.

Dica #9: Utilize assinaturas eletrônicas para contratos de trabalho

Apesar da etapa de contração só representar cerca de 2% do processo de recrutamento, uma vantagem aqui é utilizar softwares que permitam que o candidato assine digitalmente seu contrato e o envie de volta sem nenhum tipo de atraso desnecessário.

Custo por contratação

Esta é uma medida da relação custo-benefício e eficácia do seu processo de recrutamento.

Possuir dados em seu custo por contratação é importante para identificar áreas a serem aprimoradas e te ajudar a conduzir seu orçamento para o recrutamento. Aqui vai uma visão geral de como calcular seu custo por contratação e otimizar seu processo seletivo:

Fórmula de custo por contratação

A fórmula da SHRM de custo por contratação é a soma de todos os custos de recrutamento, divididos pelo número de contratações em um determinado período de tempo.

Custos internos de recrutamento

Estes dizem respeito aos gastos relativos à equipe interna e aos custos organizacionais da função de recrutamento. Eles incluem:

Salários dos recrutadores;
Bônus pela indicação de funcionário(a);
Custos de entrevista [qtd. de horas X salário por hora do(a) entrevistador(a) ou gerente de recrutamento];
Custos fixos, como infraestrutura (ex.: aluguel do escritório).

Custos externos de recrutamento

Estes são os gastos relativos aos fornecedores externos ou custos de ausência temporária, e incluem:

Taxas da agência de empregos;
Custos de divulgação (ex.: em sites de emprego);
Custos em tecnologia (ex.: software de recrutamento);
Feira de carreiras/custos de eventos de recrutamento.

Os custos externos de recrutamento também podem incluir custos relacionados ao candidato(a), como:

Custos de viagem;
Custos de deslocalização;
Bônus de assinatura.

Custo por contratação em categorias

Para entender melhor e comparar os custos por contratação em sua empresa, você pode calcular métricas de custo específicas. As categorias pelas quais você pode calcular o custo por contratação incluem:

Cargo;
Departamento;
Nível de liderança;
Fonte da contratação.

Por exemplo, os custos por contratação para vagas em Desenvolvimento de Softwares podem ser maiores do que vagas em Vendas, muito pelo fato do mercado para desenvolvedores ser mais restrito em comparação as profissionais de Vendas.

Melhores práticas em custos de contratação

Dados de custo de contratação podem ser de grande valor para a otimização do seu processo de recrutamento, fazendo melhorias no processo e estratégias de planejamento e investimento.

Examine seus custos por contratação regularmente

Isto é recomendado para que você possa avaliar o impacto de melhorias em um processo, um projeto de tecnologia ou automação ou um evento de recrutamento.

Um aumento nos custos não é algo necessariamente negativo. Por exemplo, os custos podem se elevar porque você aumentou a equipe de recrutamento para lidar com um maior volume de contratações.

Analise os custos por departamento e posição

Compare os dados dos custos por contração por departamento e posição, para te ajudar a identificar áreas para melhorias no processo e redução de custos, se possível.

Por exemplo, se os custos de entrevistas para posições de liderança são mais altos devido a entrevistas adicionais, avalie se você pode reduzir o número de entrevistas sem que isso traga efeitos negativos.

Calcule seu custo por fonte de contração

Compreenda quais fontes de contratação possuem um maior custo-benefício. O rastreamento de tais fontes pode ser feito manualmente ou em seu ATS.

Avalie seus custos no contexto de outras métricas de recrutamento importantes

Os custos por contratação devem ser examinados no contexto de outras métricas de recrutamento que são importantes pra você, como o time to fill e a qualidade da contratação.

Caso seja possível, você deve analisar a correlação entre elas. Por exemplo, será que o custo por contratação diminui da mesma maneira que o time to fill? O que acontece com a qualidade da contratação enquanto os custos reduzem?

Compreender tais relações pode fornecer insights em quais trade-offs – caso exista algum – valem a pena pra você.

Use os dados dos custos por contratação para planejamento estratégico

Como uma medida da performance da função do recrutamento, o custo por contratação é um fator importante no planejamento estratégico e orçamentário, para determinar investimentos futuros em ferramentas de RH e aumentar a equipe da empresa.

Qualidade da contratação

Esta é uma medida de quão bem seu processo de recrutamento seleciona as pessoas certas. Com 40% das empresas da “Fortune 500” previstas para encerrar suas atividades nos próximos 10 anos, contratar as pessoas certas é crucial.

A qualidade da contratação é a métrica com a qual os gerentes de contratação se importam mais, de acordo com o LinkedIn. Com o advento do feedback em tempo real, pesquisas de envolvimento e desempenho dos funcionários, coletar os dados que você precisa para medir a qualidade da contratação se tornou mais fácil hoje em dia.

Os mais recentes softwares de recrutamento e a tecnologia estão ajudando recrutadores(as) a usar dados para fechar o ciclo com gerentes de contratação, visando demonstrar a qualidade da contratação dos(as) candidatos(as).

Aqui vão 5 passos para medir a qualidade dos(as) candidatos(as):

1º Passo: Colete métricas da qualidade da contratação

Geralmente, não existem qualidades métricas universais, de “tamanho único” – isto depende de qual é a sua prioridade.
De acordo com o LinkedIn, as 3 principais maneiras pelas quais a qualidade de contratação é medida são:

Retenção: o período de tempo que os(as) novos(as) contratados(as) ficam na empresa (ex.: medido como a taxa de novos(as) contratados(as) que ficam vs. novos(as) contratados(as) que saem);
Tempo para preencher a vaga (seção 3);
Satisfação da contratação: a satisfação dos(as) gerentes de Recrutamento e Seleção [ex.: medida pelo quão satisfeitos(as) eles(as) estão com o(a) novo(a) contratado(a)].

Esta última pode ser medida com uma simples medida de um item semelhante a um NPS (Net Promoter Score). Por exemplo, com uma pergunta como “quão satisfeito você está com o(a) novo(a) contratado(a), numa escala de 1-10?” ou com uma pesquisa mais longa que pergunta sobre a gestão de tempo e produtividade do(a) novo(a) contratado(a), desempenho ou outras métricas que te interessem.

Outras qualidades em comum de métricas de recrutamento incluem:

Tempo para produtividade: o tempo do(a) funcionário(a) até a produtividade total;
Desempenho no trabalho: medido pelas avaliações de desempenho do(a) supervisor(a) ou por dados objetivos, como vendas;
Envolvimento dos(as) funcionários(as): medido pelas avaliações dos(as) próprios(as) funcionários(as);
Fit cultural: medido por avaliações 360º dos(as) colegas e supervisores(as) do(a) novo(a) contratado(a);

2º Passo: Meça a qualidade da contratação de um(a) funcionário(a)

Aqui vai uma fórmula para calcular a qualidade de um(a) funcionário(a):

É importante que todas suas medidas estejam usando a mesma escala (ex.: todas as pontuações até 10).

3º Passo: Faça a média da qualidade da contratação de todos(as) os(as) novos(as) funcionários(as)

Aqui vai uma fórmula para calcular uma média da pontuação referente à qualidade de contratação de todos(as) os(as) novos(as) funcionários(as).

4º Passo: Meça a qualidade da contratação de uma prática de recrutamento específica.

Para avaliar o sucesso de práticas específicas de recrutamento relacionadas umas às outras, você pode comparar suas pontuações de qualidade da contratação. Por exemplo, talvez você queira saber quão bem seu software de filtro de CV’s automatizado identifica candidatos(as) qualificados(as), em comparação à filtrar os currículos manualmente.

Compare as pontuações da qualidade da contratação dos(as) funcionários(as) contratados(as) com filtros de currículos automatizados às pontuações dos(as) funcionários(as) contratados(as) com o filtro manual de CV’s.

5º Passo: Meça a qualidade de contratação geral do seu processo de recrutamento.

Para medir o quão bem-sucedido seu processo de recrutamento é no geral, calcule a média da qualidade da contratação de todos(as) os(as) novos(as) contratados(as) e a taxa de retenção.

As taxas de retenção variam de acordo com o setor e cargo. O Bureau of Labor Statistics (ou “Departamento de Estatísticas do Trabalho”) relatou que a média anual da taxa de retenção gira em torno de 60%, variando de 25% para cargos hospitalares a 80% para cargos governamentais.

A fórmula para calcular a retenção de novos(as) contratados(as) é:

A fórmula para o cálculo da qualidade da contratação do seu processo de recrutamento incluindo a retenção é:

Novamente, certifique-se de que suas medidas estão usando a mesma escala. Neste caso, ambas as medidas devem ser até 100.

Conectando métricas de recrutamento a resultados de negócios

Conectar métricas de recrutamento à resultados de negócios é essencial para departamentos de recrutamentos demonstrarem seu valor financeiro e estratégico.

Estes resultados de negócios incluem custos reduzidos, aumento de receita, e outras metas da empresa.

Custos reduzidos

Uma crescente retenção pode ser facilmente conectada aos resultados dos negócios através da redução de custos.

Utilizando o custo por contratação e a taxa de retenção da sua empresa, você pode calcular o quanto reduziu os custos de rotatividade para cada porcentagem que aumentou na retenção:

Mostrar a contribuição monetária de suas ações de recrutamento bem-sucedidas, através de taxas de retenção mais altas, assim como os efeitos positivos de uma equipe de trabalho mais estável, ajuda a demonstrar o valor estratégico do recrutamento.

Aumento de receita

Melhores desempenhos contribuem desproporcionalmente mais à produtividade de uma empresa. Pesquisas constatam que um(a) funcionário(a) em destaque produz 4 vezes mais que um(a) funcionário(a) médio.

Caso consiga descobrir qual é a receita gerada por funcionário(a) na sua empresa, você pode atribuir um valor monetário à cada funcionário(a) em destaque que você recrutou:

Este número demonstra não somente a receita adicional que você contribuiu para os resultados da sua empresa, por cada funcionário(a) em destaque que você recrutou, mas também prova como você pode aperfeiçoar a posição competitiva da sua empresa ao contratar as pessoas mais talentosas.

Um resumo das métricas de recrutamento:

Definição: métricas de recrutamento são medidas que fornecem insights acerca do valor e eficácia do seu processo de recrutamento. Estas medidas capturam o tempo e o dinheiro gastos em práticas específicas, assim como as taxas de conversão das várias etapas do funil de recrutamento.
Fonte de contratação: Métrica que mostra a origem dos(as) seus novo(as) funcionários(as). Dados demonstram que as 3 principais fontes de contratação são: sites de emprego e agregadores, indicações de funcionários(as), e o site de carreiras da sua empresa (caso possua um).
Tempo para preencher a vaga: Diz respeito ao número de dias entre a aprovação de uma requisição da vaga e o dia em que a oferta é aceita pelo(a) candidato(a). Relatórios da SHRM mostram que a média do time to fill é de 41 dias.
Custo por contratação: É a medida da eficácia e eficiência do custo do seu processo de recrutamento. Tal custo é calculado pela soma de todos os custos internos e externos do seu processo seletivo, divididos pela total de contratações em um dado período de tempo.
Qualidade da contratação: É a medida do quão bem seu processo de recrutamento seleciona as pessoas certas. As 3 principais maneiras pelas quais a qualidade da contratação é medida são: retenção, tempo para preencher, e satisfação dos(as) gestores(as) de contratação.
Conectando métricas de recrutamento à resultados de negócios: Conectar as métricas de recrutamento à resultados como custos reduzidos e aumento de receita é essencial para que os departamentos de recrutamento demonstrem seu valor estratégico e financeiro.